Requêtes
Gestion des requêtes citoyennes, de la réception à la fermeture
Requêtes réunit dans une file les demandes du comptoir, du téléphone, du courriel et du formulaire en ligne. Hubigo propose une catégorie et une équipe; l’employé confirme ou corrige, puis suit le dossier jusqu’à sa fermeture.
Disponible
pour centraliser les requêtes dès maintenant
1 file
pour les demandes de tous les canaux
Validation
chaque proposition reste sous contrôle municipal
Historique
chaque action demeure liée au dossier
À la réception
Tri et assignation
À partir du message et de l’adresse, Hubigo propose une catégorie, une priorité et l’équipe responsable. L’employé vérifie la proposition, la modifie au besoin et confirme l’assignation. Le résultat : moins de transcription et une responsabilité claire dès le départ.
File · travaux publics
Assignée en
Proposition
l’employé choisit de confirmer ou de corriger
Dossier · vu par le citoyen
Résultat visé
Moins d’appels
effet à mesurer selon vos pratiques et votre volume
Pendant le traitement
Suivi de la demande
L’équipe responsable met le statut à jour et ajoute une photo ou une note au besoin. Hubigo peut alors envoyer le message prévu par la municipalité. Le citoyen obtient une réponse cohérente, et l’employé du comptoir consulte le même dossier que les travaux publics.
Dossier commun aux équipes
Le comptoir, le terrain et la direction travaillent à partir du même dossier.
Accueil centralisé
Le personnel du comptoir consigne les appels et les visites dans la même file que les formulaires en ligne.
Traitement attribué
Chaque service voit les demandes confirmées qui lui sont assignées et les suivis à faire.
Portrait de gestion
Les gestionnaires consultent les volumes et les délais observés sans refaire une compilation mensuelle.
Fonctions offertes pour les requêtes
Ces fonctions sont offertes; leur configuration suit les règles de la municipalité.
Démonstration du traitement des demandes
L’import des catégories, la configuration des équipes et la formation sont inclus.