Traitement des renseignements personnels
Cette politique décrit les rôles de la municipalité cliente et de Hubigo, les renseignements visés et les principaux traitements effectués dans le cadre des services. Lorsqu’une municipalité a conclu une entente de service, cette entente précise les engagements applicables.
Rôles et responsabilités
La municipalité cliente détermine les services municipaux offerts et demeure responsable des renseignements de ses citoyens. Dans la portée décrite par l’entente de service, Hubigo agit comme fournisseur et traite les renseignements selon les instructions de la municipalité.
Catégories de renseignements
Les modules activés peuvent traiter l’identité, les coordonnées, les adresses, les propriétés, les liens familiaux, les demandes de service, les inscriptions, les paiements et les communications reçues. Les catégories réellement utilisées dépendent du service municipal demandé.
Finalités du traitement
Les renseignements servent à fournir les fonctions municipales configurées : recevoir et suivre des demandes, transmettre des communications, gérer des réservations et inscriptions, tenir des consultations ou administrer les relations avec des organismes. Ils ne sont ni utilisés pour la publicité ni revendus.
Gestion du consentement
Lorsque le service exige un consentement, le système peut en consigner la date et l’état. La possibilité de le consulter ou de le retirer dépend du contexte et des obligations applicables à la municipalité.
Lieux de traitement
L’hébergement se fait dans la région canadienne AWS ca-central-1, avec utilisation régionale canadienne d’Azure OpenAI et d’AWS Textract. Les données citoyennes ne servent pas à entraîner des modèles. Ces éléments techniques et contractuels doivent être confirmés.
Fournisseurs et sous-traitants
La page sur la conformité présente les sous-traitants déclarés, leur rôle et la localisation indiquée des traitements. Le mécanisme d’avis aux municipalités en cas de changement doit être confirmé avec les ententes applicables.
Durée de conservation
La durée dépend des finalités et des obligations de la municipalité. Les données sont ensuite détruites ou anonymisées, selon les durées convenues avec chaque municipalité; ces règles doivent correspondre aux calendriers et ententes en vigueur.
Demandes d’accès et de rectification
Une demande d’accès, de rectification ou de retrait du consentement doit être adressée à la municipalité concernée. Hubigo peut lui fournir l’assistance technique prévue à l’entente. La portée exacte des droits dépend du droit applicable.
Mesures de sécurité
Les données sont chiffrées en transit et au repos, cloisonnées par municipalité, avec journalisation des accès et essais de sauvegarde. Ces mesures sont décrites dans la présentation des mesures de sécurité.
Questions
Les questions sur le traitement des renseignements personnels par Hubigo s’adressent à info@hubigo.ca. Une demande concernant un dossier citoyen s’adresse d’abord à la municipalité visée.
Document préliminaire daté du 6 août 2026. Validation juridique en cours, notamment pour les rôles, les fondements, les droits, les fournisseurs, la conservation, la Loi 25 et les affirmations techniques.